AI 시대, 오피스의 변화

1. 오피스, 사무공간의 변화

오피스. 그 익숙한 공간이 더 빠르고, 더 새롭게 변하고 있습니다. 한때 우리에게 당연했던 모습, 기억나시나요? 일반적인 회사의 자리들은 ‘ㄷ’자 형태로 되어 있죠. 가운데는 팀장의 자리였습니다. 이렇게 배치한 이유는 효율적으로 일을 하기 위한게 아닌, 팀장의 입장에서 한 눈에 팀원들의 모습을 보기 위해서였습니다. 오피스에 새로운 변화의 바람이 불어왔고, 더 거세지고 있습니다. 이런 변화는 단순히 인테리어의 변화가 아닙니다. 일하는 방식과 조직문화 등 모든 것들의 변화를 의미하죠.

이를 이해하기 위해서는 ‘오피스’란 무엇인가에서부터 출발할 필요가 있습니다. 오피스를 구성하는 3대 요소는 뭘까요? 바로 사람, 하드웨어, 소프트웨어입니다. 사람은 조직 구성원을 의미합니다. 여기서 제일 중요한건 ‘소통’이죠. ‘소통’을 원활하게 하는 ‘기업문화’ 역시 이에 해당합니다. 하드웨어는 물리적 도구를 의미합니다.  소프트웨어는 말 그대로 프로그램을 의미합니다. 사내 메일, 결제 시스템 등 협업을 도와주는 다양한 프로그램들이 있습니다.

전통적인 오피스 방식은 세 가지의 장점도 가지고 있습니다. 직접적으로 관리하고 감독하기 용이하고, 빠르게 의사 결정과 정보 전달을 할 수 있으며, 팀 단위의 응집력이 강화됩니다.

하지만 단점도 만만치 않죠. 대표적인 단점은 네 가지입니다. 개인의 프라이버시가 부족하고, 창의성과 자율성을 저해합니다. 부서 간 소통의 어려움이 있을 뿐만 아니라, 경직된 조직 문화를 조성하죠.

가장 문제가 되는건 개인의 프라이버시 부족입니다. 열심히 일하고 있는데, “잠깐 이야기 좀 할까?” 라면서 업무를 방해받으셨던 경험. 한번쯤 있으셨을 겁니다. 이렇게 되면 집중력이 사라지게 되죠. 팀을 강조하다보면 부서간의 협업도 어려워지고, 수직적인 문화로 인해서 새로운 아이디어의 발현을 막는 장벽도 생기곤 했었습니다.

가장 큰 변화는 ‘코로나 19’를 타고 왔습니다. 갑작스러운 재택근무 원격근무가 도입되며 업무 환경은 변화를 강요받게 되었습니다. VPN을 이용한 회사 컴퓨터의 접속이나, 슬랙, 팀즈, 줌과 같은 협업, 원격툴의 도입이 장려되기도 했습니다. 앞에서 다룬 오피스의 3가지 구성에서 하드웨어가 아닌 ‘소프트웨어’가 강조되기 시작했죠.

코로나가 끝난 후에는 어떻게 되었을까요?

대부분의 직장들은 원격근무에서 벗어나 다시 오프라인 오피스로 모이기 시작했습니다. 하지만 원격근무를 경험한 직장인들은 예전과 같지 않죠. 회사에서도 자유로운 분위기, 유연한 근무를 이야기하기 시작했고, 이제 주 5일제를 넘어 주 4일제에 대한 이야기도 다시 거론되고 있습니다.

과연 주 4일제를 도입하는게 가능할까요?

이렇게 되면 절대적으로 일하는 시간이 부족하게 되는데 기업에서는 어려운 결정입니다.

해결책이 생겼습니다.  2022년 말 ChatGPT로 대표되는 생성형 AI가 하나 둘씩 등장하기 시작했습니다. 단순 반복적인 일을 줄이고, 더 높은 성과를 낼 수 있는 생성형 AI의 등장을 반기는 이유입니다. 이제 오피스의 변화는 스마트 오피스를 넘어 ‘AI 오피스’로 나아가고 있습니다.

2. 생성형 AI의 시대, 스마트 오피스란

아침에 출근해 오늘은 창가 자리에 앉습니다. 매일 매일 원하는 자리에 앉아서 사원증을 태깅하면 미리 셋팅되어 있는 PC를 이용할 수 있습니다. 모든 자료들은 사내 클라우드에 저장되어 있기에, 자신의 PC를 가지고 다니지 않아도 됩니다. 전원을 켜면 인공지능 비서가 오늘의 일정과 주요 업무를 요약해서 브리핑해줍니다. 오후 회의 참석 전 참석인원 모두에게 회의 주요 내용이 공유됩니다. 회의시간에 한 내용들은 자동으로 요약본이 만들어지고 내용을 확인후 전자서명을 해서 저장됩니다. 모든 회의는 종이에서 해방된 페이퍼리스로 이루어집니다.

일을 하는동안 우선순위와 진척도에 따라서 번거로운 메일과 메시지, 전화에서 해방될 수 있습니다. 반드시 답변해야하는 이슈들은 인공지능이 정리후 내용을 다시 알려주죠. 해외 클라이언트들과의 미팅도 문제 없습니다. 구성원 모두 자국어로 이야기해도 자연스럽게 번역된 텍스트와 원한다면 음성으로도 들을 수 있기 때문입니다.

퇴근시간이 되었네요. 업무를 끝내기 전 인공지능은 마지막으로 오늘 했던 업무들의 성과를 요약해서 보고해줍니다. 김대리는 이 보고자료를 바탕으로 오늘 했던 업무를 돌아볼 수 있고, 내일 해야하는 일들을 결정할 수 있습니다.

완벽하지는 않지만 위에서 언급한 다양한 부분들은 이미 기술적으로 구현된 것들이 많습니다. 삼성 SDS의 브리티 코파일럿은 단순한 일정관리를 넘어, 메일 작성, 대화 내용 요약, 실시간 자막, 회의록 생성, 문서 포맷 변환 등 다양한 업무에서 생성형 AI가 사용되도록 지원하고 있습니다. 메신저, 화상회의 프로젝트 협업관리를 한번에 가능하게 한 All-in-One 솔루션이죠.

하지만 이런 생성형 인공지능의 도입만이 스마트 오피스의 전부는 아니죠.

현대자동차 그룹이 선보인 ‘팩토리얼 성수’ 오피스는 로봇들이 커피도 배달하고 자동차도 주차시킵니다. 재미와 편의를 넘어서 ‘직원’들이 더 중요한 일에 집중할 수 있도록 환경을 만들어주고 있습니다. 인간 직원들의 일을 줄여줘서 효율성을 높이는 것 이게 스마트 오피스 도입의 핵심입니다.

3. 결국 사람이 중심이 되는 오피스

한가지 중요한 질문을 해야 합니다. ‘과연 모든 기업들에게 이런 첨단 기술이 적용된 오피스가 필요할까?’ 그렇지는 않습니다. 스마트 오피스 초기에 많은 기업들이 ’집 같은 편안함‘ 혹은 ’스타벅스와 같은 자유로움‘으로 사무실을 리모델링했습니다. 출근하는 직원들은 어느 자리에서나 자유롭게 일할 수 있었지만 곧 문제가 생겼습니다. 직원들의 동의와 기업문화의 변화가 바뀌지 않은 상태에서 오프라인 공간만 바꾸는건 혼란을 가져오게 됩니다. 각자 흩어져 있는 직원들과 회의를 진행하려면 어떻게 해야하는지. 공간을 편하게 하는 것들이 일의 성과도 느슨하게 만드는게 아닌지 걱정이 되기도 합니다.

회사 시스템을 개편하는 것도 마찬가지입니다. DT-디지털 트랜스포메이션을 적용하며 많은 회사들이 다양한 협업 시스템을 도입했었습니다.  하지만 이러한 시스템들이 실제로 업무 효율성을 높이고 있는지, 아니면 오히려 새로운 학습 부담과 혼란만 가중시키고 있는지 면밀히 살펴볼 필요가 있습니다. 결국 스마트 오피스의 성공 여부는 기술 자체가 아니라 그 기술을 사용하는 사람들에게 달려 있습니다. 아무리 첨단 AI 시스템과 최신 협업 도구를 도입해도, 이를 효과적으로 활용할 수 있는 조직 문화와 개인의 역량이 뒷받침되지 않으면 무용지물이 될 수 있습니다.

따라서 스마트 오피스를 구축할 때는 다음과 같은 점들을 고려해야 합니다.

1. 직원들의 니즈 파악: 실제로 직원들이 필요로 하는 것이 무엇인지 면밀히 조사해야 합니다. 화려한 기술보다는 실용적이고 사용하기 쉬운 도구가 더 효과적일 수 있습니다.

단계적 도입: 모든 것을 한 번에 바꾸려 하기보다는, 작은 변화부터 시작해 점진적으로 확대해 나가는 것이 좋습니다. 이를 통해 직원들의 적응 시간을 확보하고, 문제점을 조기에 발견하여 수정할 수 있습니다.

2. 교육과 지원: 새로운 시스템이나 도구를 도입할 때는 반드시 충분한 교육과 지속적인 지원이 뒷받침되어야 합니다. 이는 단순한 기술 교육을 넘어, 새로운 업무 방식에 대한 이해와 적응을 돕는 포괄적인 프로그램이어야 합니다.

3. 유연성 확보: 모든 직원, 모든 부서에 똑같은 방식을 적용하기보다는, 각 팀이나 개인의 특성에 맞게 유연하게 적용할 수 있는 여지를 남겨두어야 합니다.

지속적인 피드백과 개선: 스마트 오피스 도입 후에도 지속적으로 직원들의 의견을 수렴하고, 필요에 따라 시스템을 개선해 나가는 자세가 필요합니다.

스마트 오피스는 결국 사람을 위한 것입니다. 기술은 그저 도구일 뿐, 그 도구를 어떻게 활용하느냐가 핵심입니다. 직원들의 업무 만족도를 높이고, 창의성과 생산성을 증진시키며, 일과 삶의 균형을 이루는 데 도움이 되는 방향으로 스마트 오피스를 구축해 나가야 할 것입니다. AI와 첨단 기술의 시대에도, 여전히 가장 중요한 것은 '사람'입니다. 기술과 인간의 조화로운 공존, 그것이 바로 진정한 의미의 스마트 오피스가 지향해야 할 방향일 것입니다.

<출처:이임복 트렌드 워커 / 세컨드브레인연구소 대표>